İştekilerle email ile iletişime geçmek mi? Çok demode işte Slack!

15 Mayıs 2017 Fikri Tuna

Nedir bu Slack?

Şirketler büyüdükçe, şirket içinde iletişime geçmek günden güne zorlaşmakta ve emailleri takip etmek bir çile haline gelmektedir. Bu şirketlerden birinde çalıştığınızı, yazılımcısından tutun da her bir ayrı departmanda çalışanların birbiriyle iletişime geçmeye çalıştığını düşünün. Tabii ki hepimizin istediği tek şey sade, açık ve anlaşılır bir haberleşme sistemi. Genellikle bu haberleşmeyi email, Skype hatta mesaj ile yapıyoruz.

İşte tam da burada ihtiyacımıza Slack cevap veriyor. Peki nedir bu program?

Slack, Stewart Butterfield tarafından kurulan bir takım içi haberleşme aracı. Stewart’ın şirketinin yeni bir online oyun geliştirirken kullandığı bu haberleşme aracının şu an kullanıcı sayısı milyonları geçmiş durumda. Stewart’ın adını daha önce Flickr’ın Kurucu Ortağı olarak da duymuştuk. Slack’ın takım yönetimi konusunda bu denli başarılı olmasının bir diğer göstergesi de diyebiliriz.

İştekilerle email ile iletişime geçmek mi? Çok demode.

Çoğu kişi için günün başlangıç ve bitişi aynıdır. Mail kutunu aç, kontrol et, cevap ver, diğer işlerini hallet ya da eve dön. Çoğu zaman birden çok kişiden gelen önemli bir maili takip etmenin nasıl zor olduğunu hepimiz biliyoruzdur. Çünkü mail kutumuz kullandıkça büyüyen bir buz dağı gibi. Her ne kadar düzenli olduğunu düşünsek de ihtiyacımız olan şeyleri ararken harcadığımız zamanın haddi hesabı yok. Bu da verimliliğin düşmesindeki en büyük nedenlerden biri. Mail demişken sadece yazılardan da bahsetmiyorum, içindeki projeler, resimler, dökümanlar, sunumlar, tablolar… Geçen haftaki sunumun revize edilmiş hali nerede? 7 ay önceki toplantıda aldığımız kararların pdf’i nerede? Bunların cevabını en kısa sürede bulmak ve verimliliğinizi arttırmak için demode hale gelmiş email’i bırakmanın vakti sizce de gelmedi mi?

Tüm büyük şirketler yanılıyor olamaz.

Verimliliği arttırıp zamandan kazanç sağlayan bu programı kullananları da küçümsememek gerek. Çünkü hepimizin bildiği Silikon Vadisi’ndeki büyük firmalar bu programı aktif olarak kullanmakta. LinkedIn, Salesforce, Google, Intuit, PayPal, eBay, Uber, Electronic Arts, Buffer, Yahoo, Dropbox, Pinterest, GitLab bunlardan bazıları.

Neden bu kadar sık kullanılıyor?

1) Tüm şirket içi konuşmalarınız tek bir yerde

Daha önceden de söylediğim gibi asıl amaç şirketteki her türlü konuşmanın tek bir yerde toplanması. Bitmeyen mailleşmeleri takip etmek, skype konuşmalarını hatırlamak, Whatsapp’daki veya diğer mesajlaşma programlarındaki grup konuşmalarını yakalamak bir süre sonra oldukça yorucu bir hale gelmekte, bu da şirket içinde iletişim kopukluğuna neden olmaktadır.

Slack’de her şey Team dediğimiz başlıklar altında gerçekleşmekte ve her “Team” kendi alt “Channel”larından oluşmakta. Kısa bir açıklama yapmak gerekirse Şirketiniz bir team, her bir departmanı da channel olarak düşünebiliriz. Her bir channel’a istediğiniz kadar kişiyi davet edebilir ve belirlediğiniz konular hakkında konuşabilirsiniz. Böylelikle yazılım geliştiriciniz aynı anda departmandakilerin isteklerini de öğrenebilirken, üst kademedeki yöneticelerin de fikirlerini alabilecek.

2) Hali hazırda kullandığınız servislerle entegrasyonu

Slack’in entegrasyonları sayesinde sıkça kullandığınız programlarla verimliliğinizi arttırabilirsiniz.

GitHub – Bildirimlerinizi incelemek ve yazdığınız kodları incelemek için güzel bir program
Trello – Proje organizasyon aracı. Kartlar halindeki arayüzü ile projelerinizi düzenleyip görüntüleyip tamamlandı olarak işaretleyebilirsiniz.
En çok kullanılan bu servisler dışında daha yüzlerce uygulama ile entegrasyonu mevcut. Bunlardan bazıları; Google Drive, Dropbox, Skype, Crashlytics, Datadog, Google+ Hangouts.

Tüm entegrasyonlara buradaki linkten ulaşabilirsiniz.

3) Tüm içerikleriniz tek bir arama çubuğunda

Hiç emailinizde bir dosyayı ya da yazıyı aramak için dakikalarınızı ya da saatlerinizi harcadınız mı? Hiç de kolay bir iş değil biliyoruz.Slack ile birlikte 3 hafta önce ekibinizden birinin attığı linki bulmak veya 2 ay önce grupta yazılan bir kodu bulmak artık inanılmaz kolay.

Slack içindeki arama aracıyla aradığınız şeyi filtrelendirebilir, aradığınız şeyin hangi kanalda ya da kimden geldiğini belirleyebilirsiniz.

4) Dosya paylaşımı

Sahip olduğu Dropbox ve Google Drive entegrasyonu ile takım içinde dosya alışverişini oldukça basit bir hale getiren Slack, yazılım ya da doküman dışında özel konuşmalarınızda da kişisel dosyalarınızı paylaşmanıza imkan veriyor.

5) Birebir ve özel gruplar

Takım konuşmalarında şeffaflığın önemini hepimiz biliyoruz. Ancak bunların yanı sıra takımdaki arkadaşlarınızla özel konular konuşmak isteyebilirsiniz. “Private Channel” ile belirlediğiniz kişilerle farklı bir channel üzerinden konuşabilirsiniz. Çünkü AR-GE’deki arkadaşlarınızla yapacağınız halı saha maçının saatinin tüm AR-GE çalışanlarının bilmesine gerek yok değil mi?

Grup konuşmalarını sevmiyorsanız ve “Hiç özelimiz de olmayacak mı” diyorsanız “Direct Message” ile ekibinizdeki biriyle birebir sohbet edip görüntülü konuşma imkanınız da bulunmakta.